Μέσω βιντεοκλήσης έχουν τη δυνατότητα να αποκτούν κλειδάριθμο νέοι φορολογούμενοι και επιχειρήσεις χωρίς να είναι υποχρεωτική η αυτοπρόσωπη παρουσία στην εφορία. Εναλλακτικά η απόδοση κλειδαρίθμου σε χιλιάδες νέους φορολογούμενους μπορεί να χορηγείται εξ αποστάσεως μέσω κινητού τηλεφώνου και με e-mail. Εγκύκλιος της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων καθορίζει την ακριβή διαδικασία παραλαβής κλειδαρίθμου μέσω βιντεοκλήσης ή αυτοπρόσωπης παρουσίας στην αρμόδια ΔΟΥ,για φυσικά πρόσωπα και επιχειρήσεις.
Στην περίπτωση που ο νέος χρήστης επιλέξει να παραλάβει κλειδάριθμο εξ αποστάσεως, απαιτείται η επαλήθευση, μέσω διαδικτυακής υπηρεσίας ελέγχου, των στοιχείων της αίτησης που έχει υποβάλει στο taxisnet με τα στοιχεία που διαθέτει, αντίστοιχα, ο πάροχος υπηρεσιών πληρωμών ή/και ο πάροχος κινητής τηλεφωνίας που έχει δηλώσει ο φορολογούμενος στην αίτηση του. Αν δεν επιβεβαιωθούν τα στοιχεία, ο φορολογούμενος μπορεί να παραλάβει τον κλειδάριθμο εξ αποστάσεως . Εναλλακτικά, ο φορολογούμενος μπορεί να διεκπεραιώσει την παραλαβή του κλειδαρίθμου αυτοπροσώπως στη Δ.Ο.Υ.
Η εγκύκλιος καθορίζει επακριβώς τα βήματα για την παραλαβή του κλειδάριθμου από επιχειρήσεις:
1.Ο νόμιμος εκπρόσωπος του νομικού προσώπου/νομικής οντότητας, εισέρχεται στην εφαρμογή «Ραντεβού βιντεοκλήσης» όπου καταχωρεί τα προσωπικά του στοιχεία, τα στοιχεία επικοινωνίας του καθώς και τον Α.Φ.Μ. του νομικού προσώπου/νομικής οντότητας που εκπροσωπεί.
2.Στη συνέχεια επιλέγει από λίστα διαθέσιμων ραντεβού και υποβάλλει το αίτημά του.
3.Με την καταχώρηση του αιτήματος, αποστέλλεται μήνυμα επιβεβαίωσης σύμφωνα με τα δηλωθέντα στοιχεία επικοινωνίας.
4.Ο εκπρόσωπος της Φορολογικής Διοίκησης προβαίνει σε ταυτοπροσωπία του νομίμου εκπροσώπου του νομικού προσώπου/νομικής οντότητας που αιτείται τον κλειδάριθμο με βάση το έγγραφο ταυτοποίησης (αστυνομική ταυτότητα, διαβατήριο κ.λπ.) που θα επιδεικνύει ο νόμιμος εκπρόσωπος, καθώς και σε επιβεβαίωση των στοιχείων του, συμπεριλαμβανομένης της ιδιότητας της εκπροσώπησης που πρέπει να είναι καταχωρημένη στο Υποσύστημα ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS, με βάση τα στοιχεία που έχει στη διάθεση της η Φορολογική Διοίκηση.
5.Η συνομιλία βιντεοσκοπείται και το αρχείο παραμένει για δέκα έτη στη διάθεση της Φορολογικής Διοίκησης, για λόγους απόδειξης του ελέγχου ταυτοπροσωπίας.
6.Με την επιτυχή ολοκλήρωση των ελέγχων βάσει των επιδεικνυόμενων εγγράφων και βάσει των στοιχείων που έχει στη διάθεση της η Φορολογική Διοίκηση, ο εκπρόσωπος της Φορολογικής Διοίκησης εγκρίνει την έκδοση και αποστολή του κλειδαρίθμου. Σε περίπτωση μη επιτυχούς ολοκλήρωσης των ελέγχων ταυτοπροσωπίας και επιβεβαίωσης των στοιχείων, ενημερώνεται ο νόμιμος εκπρόσωπος του νομικού προσώπου/νομικής οντότητας.